Что изменится в работе из-за перехода на онлайн-ККТ

С 1 июля 2017 года большинство компаний и предпринимателей должны перейти на онлайн-ККТ. Лишь у некоторых организаций и предприятий сферы услуг будет в запасе год для перехода на новый порядок. Пока есть время, разберем особенности работы с онлайн-кассами.

Основные отличия онлайн-касс от старых ККТ

Онлайн-касса Старая касса
Регистрация кассы
Кассу можно зарегистрировать через интернет на сайте ФНС или приехать в инспекцию лично. Чтобы зарегистрировать кассу, надо лично приезжать в инспекцию.
Договор с ЦТО
Договор с ЦТО заключать не обязательно. Договор с ЦТО обязателен.
Голограмма
Не нужна. Обязательна.
Подключение к интернету
Кассу надо подключить к интернету. Если связь оборвалась, на устранение неполадки есть 30 календарных дней. Иначе инспекторы заблокируют кассу. Подключать кассу к интернету не надо.
Посредник
Информация о чеках поступает в ФНС только через оператора фискальных данных. Пробитые суммы инспекторы сами извлекают из ЭКЛЗ.
Чеки
В чеке нового образца 24 обязательных реквизита. Покупатель вправе получить как бумажный чек, так и электронный. В чеке всего 7 обязательных реквизитов. Кассир выдает покупателю только бумажный чек.
Информация о выручке
Информация из чеков записывается на фискальный накопитель. В ИФНС эти данные поступают в режиме онлайн через ОФД. Скрывать выручку станет сложнее. Информация о чеках хранит ЭКЛЗ. В инспекцию она попадает при проверках или плановой замене электронной ленты. Скрывать выручку было проще.

Расходы

В связи с переходом на онлайн-кассы появятся новые расходы. Основные будут на первом этапе, когда надо приобрести саму ККТ. Далее предстоят постоянные затраты на обслуживание и связь. Но эти суммы в разы меньше.

На приобретение новой кассы потребуется 10 000 – 50 000 руб., в зависимости от модели и ее опций. Но можно сэкономить примерно 10 000 руб., если не покупать новую ККТ, а модернизировать старую.

Не спешите покупать новые кассы. Сначала узнайте у производителя, можно ли модернизировать ту технику, которая у вас есть. Это гораздо дешевле, чем покупать новую кассу. Если производитель подтвердит, что модернизация возможна, то вы вправе использовать свою ККТ и после 1 июля 2017 года.

Это разовое вложение. Далее у компании возникнут постоянные затраты на:

– фискальный накопитель. Его надо менять каждые 13 месяцев или чаще, по мере заполнения памяти. Для компаний и ИП на спецрежимах замена фискального накопителя проходит каждые 36 месяцев. Стоит накопитель от 6000 руб. Услуги по установке – еще примерно 3000 руб. Установить его можно и самостоятельно.

– услуги оператора фискальных данных (ОФД). Заключать договор с центром техобслуживания ККТ, как раньше, теперь не обязательно. Другое дело – договор с ОФД. Без него работать на кассе нового образца не получится. Выбирайте ОФД на сайте ФНС nalog.ru в разделе «Новый порядок применения контрольно-кассовой техники»>«Реестры»>«Операторы фискальных данных». Стоимость услуг оператора у всех разная, например, «Платформа ОФД» предлагает свои услуги за 3000 руб. в год. Платить их разом не обязательно. Можно выбрать тариф полугодовой, квартальный, ежемесячный и даже ежедневный – 16,5 руб. в день.

– услуги связи. Интернет стоит от 50 руб. в месяц.

Электронный обмен с ФНС

Онлайн-касса отличается от обычной. У кассы нового образца две принципиальных отличия:

  1. Подключение к интернету. Для старой кассы связь с глобальной сетью не нужна, а для новой — обязательна. Перебои со связью не повлияют на работу кассы. Она сохраняет данные и, как только связь восстановится, направит их оператору.
  2. Фискальный накопитель. В обычной кассе информация о пробитых суммах хранится в электронной ленте – ЭКЛЗ – и попадает в инспекцию редко – при замене ЭКЛЗ. В онлайн-кассе ЭКЛЗ нет, но есть фискальный накопитель. Он хранит и передает данные в инспекцию ежедневно через оператора фискальных данных.

Кроме того, общаться с инспекцией по поводу онлайн-кассы, просматривать информацию об операциях и т. д. можно в личном кабинете на сайте ФНС nalog.ru. В нем же можно зарегистрировать кассовый аппарат, не выходя из офиса. Карточка регистрации придет в электронном виде. Предоставлять кассу налоговикам для осмотра не нужно.

Для некоторых территорий предусмотрены исключения из правил – передавать в инспекцию чеки в режиме онлайн не нужно.

Удаленная от сетей местность

Можно не передавать данные о пробитых чеках налоговикам, если вы реализуете товары в местности, где нет интернета, а численность населения не превышает 10 000 человек. Списки таких местностей утверждают региональные власти. Налоговые инспекторы смогут получать информацию о расчетах тогда, когда компания будет заменять фискальный накопитель, который фиксирует кассовые операции.

Если в местности нет связи, но адреса нет в списке, то применять автономный режим нельзя. Иначе возможен штраф до 10 000 руб. (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).

Магазин из удаленной от сетей местности обязан иметь онлайн-кассу, пробивать на ней чеки и выдавать покупателям. Но передавать данные через оператора фискальных данных в ФНС не обязательно.

Труднодоступная или отдаленная местность

В труднодоступных или отдаленных местностях применять ККТ вообще не обязательно. Но тогда надо выдать документ, который подтверждает оплату. Исключение: компании и предприниматели, которые производят расчеты с использованием автоматических устройств для расчетов или продают подакцизные товары.

Электронные чеки и бланки

С переходом на онлайн-кассы изменятся не только чеки, но также поменяются правила выдачи бланков строгой отчетности (БСО). Расскажем об этом подробнее.

Кассовые чеки

Покупатели теперь вправе выбирать, каким способом получить подтверждение оплаты:

– на бумаге;
– в электронном виде по СМС или почте;
– и на бумаге, и в электронном виде сразу.

Для того чтобы получить чек в электронном виде, покупателю достаточно сообщать продавцу электронную почту или номер телефона. Электронный чек ни в чем не уступает бумажному – его можно проверить на подлинность. А если возникнут вопросы, можно будет направить обращение в налоговую службу.

В чеках нового образца обязательных реквизитов больше, чем в старых чеках. Подробнее о новых и прежних требованиях к чекам смотрите в таблице ниже.

Обязательные реквизиты в новых и старых чеках

Старый чек Онлайн-чек
1. Название организации 1. Название организации
2. ИНН организации 2. ИНН организации
3. Заводской номер ККТ 3. Регистрационный номер ККТ
4. Порядковый номер чека 4. Порядковый номер за смену
5. Дата и время покупки (оказания услуги) 5. Дата и время расчета
6. Стоимость покупки (услуги) 6. Ставка и сумма НДС (до 1 февраля 2017 года НДС можно не приводить)
7. Признак фискального режима 7. Фискальный признак документа
8. Место расчета:
— адрес с почтовым индексом, если расчет был в помещении;
— наименование и номер машины, если расчет был в транспорте;
— адрес сайта, если покупку делают в интернете
9. Номер смены
10. Наименование товаров, работ, услуг
11. Цена за единицу товаров, работ, услуг с учетом скидок и наценок
12. Количество и стоимость товаров, работ, услуг с учетом скидок, наценок и с указанием ставки НДС
13. Система налогообложения
14. Форма расчета — наличными и (или) по безналу
15. Сумма оплаты — наличными и (или) по безналу
16. Признак расчета:
— приход (получение денег от покупателя);
— возврат прихода (возврат денег покупателю);
— расход (выдача денег покупателю);
— возврат расхода (получение ранее выданных покупателю денег)
17. Наименование документа
18. Фискальный признак сообщения (для чека, который хранят в фискальном накопителе или передают в ИФНС)+
19. Порядковый номер фискального документа
20. Заводской номер экземпляра модели фискального накопителя
21. Должность и фамилия кассира (кроме расчетов через интернет)
22. Адрес электронной почты компании, если покупателю отправляют чек через интернет
23. Адрес электронной почты или абонентский номер покупателя, если ему отправляют чек через интернет
24. Адрес сайта, на котором можно проверить чек

Бланки строгой отчетности

С 1 июля 2018 года компании, которые заказывали БСО в типографии, должны перейти на онлайн-кассы. На них надо будет распечатывать БСО. Сведения о бланках будут уходить в налоговую так же, как и информация о чеках.

Компании, которые реализуют услуги или работы населению, вправе до 1 июля 2018 года вместо чеков выдавать покупателям и заказчикам БСО (п. 8 ст. 7 Федерального закона от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ). ОКУН уже не действует, но для компании основанием выдавать БСО являются переходные ключи между ОКУН и ОКДП2.

Усиленный контроль

С переходом на новые онлайн-кассы будет сложнее скрывать информацию о продажах. На это есть несколько причин.

Во-первых, чеки поступают в инспекцию в режиме онлайн. И, к примеру, взломать кассу перед проверкой в инспекции уже не получится.

Во–вторых, изменилась система защиты информации. Фискальный накопитель обмануть в разы сложнее, чем прежнюю ЭКЛЗ.

В третьих, между продавцом и налоговой появился посредник – оператор фискальных данных. Он следит за тем, чтобы компания отправляла в ФНС достоверные сведения.

В четвертых, у покупателей появились новые возможности для проверки чеков. Для этого ФНС уже разрабатывает приложение для смартфонов, которое мгновенно распознает фальшивый документ.

Все это говорит о том, что выдавать покупателям фиктивные чеки будет не так просто, как раньше.